Refusjon av ansattes utlegg

Kjøper en ansatt noe på vegne av bedriften — programvare, materiell, en kundelunsj — refunderes utlegget skattefritt så lenge kostnaden er bedriftens og kvitteringen følger med. Refusjonen er ingen lønnsutbetaling og skal ikke i A-meldingen; den bokføres som den kostnaden den faktisk er, med den ansatte som mellomledd.

Dokumentasjonskravet

Kvitteringen skal vise hva som er kjøpt, ikke bare beløpet — en bankutskrift eller Vipps-bekreftelse alene er ikke gyldig bilag. Ved bevertning skal formål og deltakere noteres på bilaget. Refunderes utlegg uten tilfredsstillende dokumentasjon, skal beløpet behandles som skattepliktig lønn med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

MVA-fradraget følger bilaget

Er kvitteringen stilet slik at kjøpet reelt er virksomhetens, kan inngående MVA fradragsføres etter vanlige regler — med de vanlige avskjæringene for kost og representasjon. Praktisk håndteres utlegg best gjennom en fast rutine: kvittering inn, godkjenning, samlet utbetaling adskilt fra lønn.