Hva en faktura må inneholde

Kravene til salgsdokumentet står i bokføringsforskriften kapittel 5, og de er ikke veiledende. De gjelder likt for et enkeltpersonforetak med tre fakturaer i året og for et konsern med tre tusen i måneden. En faktura som mangler pliktig innhold er ikke gyldig dokumentasjon — verken for din bokføring eller for kjøperens fradrag. Det er den praktiske konsekvensen som gjør reglene verdt å kunne: en kunde som får en mangelfull faktura, kan nekte å bokføre den, og en kontrollør kan nekte kjøperen fradrag for merverdiavgiften.

Hva som må stå der

Salgsdokumentet skal inneholde et fakturanummer, fakturadato, selgers navn og organisasjonsnummer, kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer, en beskrivelse av varen eller tjenesten, kvantum eller omfang, leveringstidspunkt, leveringssted, betalingsforfall og vederlaget. Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA, og merverdiavgiften skal spesifiseres i kroner per avgiftssats.

Beskrivelsen av ytelsen er det punktet som oftest er for tynt. «Konsulenttjenester» er ikke nok hvis det ikke lar seg avlede hva som faktisk er levert. Kravet er at en utenforstående skal kunne forstå hva transaksjonen gjelder — det er hele poenget med et bilag. Timelister eller en kort spesifikasjon av leveransen løser dette, og kan legges ved fakturaen framfor å presses inn på én linje.

Nummereringen er ikke valgfri

Fakturanummer skal tildeles maskinelt i en ubrutt og kontrollerbar serie, eller komme fra forhåndsnummererte blanketter. Du kan ikke skrive fakturaer i et tekstbehandlingsprogram med numre du velger selv, og du kan ikke hoppe over et nummer fordi et utkast ble forkastet. Hull i nummerserien er noe av det første som sjekkes ved bokettersyn, nettopp fordi et manglende nummer kan bety en faktura som er sendt og aldri bokført.

Feil rettes med kreditnota, ikke ved å endre

En utstedt faktura kan ikke endres eller slettes. Er den feil, utsteder du en kreditnota som viser til fakturanummeret den korrigerer, og deretter eventuelt en ny og riktig faktura. Dette gjelder også når feilen oppdages samme dag og kunden ikke har rukket å se den. Kravet henger sammen med sporbarheten: regnskapet skal vise hva som faktisk skjedde, inkludert feilen og rettingen.

Når fakturaen skal utstedes

Hovedregelen er at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering. Du kan altså ikke utsette faktureringen til over et årsskifte for å skyve inntekten — inntekten hører til perioden leveringen skjedde, ikke perioden du sendte regningen. For løpende leveranser kan det faktureres periodisk, og for enkelte bransjer finnes egne regler om lengre fakturaintervaller.

Tilleggskrav for aksjeselskaper

Aksjeselskaper skal i tillegg angi «Foretaksregisteret» på forretningsdokumentene sine, sammen med foretaksnavnet og organisasjonsnummeret. Dette følger av foretaksregisterloven og gjelder ikke bare fakturaer, men også ordresedler, brev og nettsider. Det er et lite krav som ofte glemmes ved oppstart, og som er trivielt å rette når man først vet om det.

Kontantsalg og kassasystem

Selger du kontant til forbrukere, gjelder kassasystemlova i tillegg: du skal ha et kassasystem med produkterklæring, og kunden skal få kvittering. Kravene til hva kvitteringen skal inneholde er tilpasset kassasituasjonen og er ikke identiske med fakturakravene, men sporbarheten er den samme — salgene skal kunne følges fra kassaoppgjør til hovedbok.

Til det offentlige må det være EHF

Statlige og kommunale virksomheter er pålagt å motta faktura elektronisk i EHF-format. En PDF på e-post er ikke en elektronisk faktura i denne forstand, og kan bli avvist. Fakturerer du det offentlige, må du derfor ha et system som kan sende EHF gjennom et aksesspunkt — kravene til innhold er de samme, men formatet er strukturerte data i stedet for et dokument.

Salg til utlandet

Selger du til en kunde i utlandet, gjelder de samme innholdskravene, men merverdiavgiften behandles annerledes. Eksport av varer og fjernleverbare tjenester til næringsdrivende i utlandet er fritatt — nullsats — og fakturaen skal da vise null i MVA sammen med en henvisning til grunnlaget for fritaket. Kjøperens utenlandske organisasjonsnummer eller MVA-nummer bør stå på fakturaen, fordi det er en del av dokumentasjonen for at fritaket gjelder.

Fakturerer du i utenlandsk valuta, skal beløpet også kunne omregnes: bokføringen skjer i norske kroner, og kursen som er brukt må fremgå eller kunne dokumenteres. Merverdiavgift skal alltid angis i norske kroner, også når resten av fakturaen er i euro eller dollar.

Forskudd og delfakturering

Krever du betaling før levering, er utgangspunktet at et forskuddskrav ikke er et salgsdokument — det er en betalingsanmodning, og merverdiavgiften skal først beregnes ved levering. For bygge- og anleggsvirksomhet gjelder egne regler der det kan faktureres i takt med fremdriften. Blander man de to, ender man lett med å innberette avgift for tidlig eller for sent, og begge deler må rettes i ettertid.

Fakturaen skal oppbevares

Salgsdokumentet er primærdokumentasjon og skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt — regnet fra utgangen av året, ikke fra fakturadatoen, slik at en faktura fra januar i praksis skal ligge i nesten seks år. Elektronisk oppbevaring er tillatt og i praksis normen, men dokumentet må være tilgjengelig i lesbar form gjennom hele perioden — en faktura låst inne i et system du har sluttet å betale for, oppfyller ikke kravet. Kontroller derfor hva som skjer med fakturahistorikken hvis du bytter regnskapssystem.