Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon — bilag, fakturaer, bankutskrifter, årsregnskap, hovedbok og spesifikasjoner — som skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, og sekundærdokumentasjon som avtaler, pakksedler og timelister, som skal oppbevares i tre og et halvt år. Enkelte bransjer og dokumenttyper har lengre frister i særregler.

Elektronisk oppbevaring er tillatt — med krav

Papirbilag kan skannes og originalen kastes, så lenge den elektroniske kopien er lesbar, søkbar og sikret mot endring og sletting gjennom hele perioden. Materialet skal som hovedregel oppbevares i Norge (Norden etter melding), og skal kunne fremlegges for kontrollmyndighetene i lesbar form innen rimelig tid.

Ansvaret følger den bokføringspliktige

Legges virksomheten ned, opphører ikke oppbevaringsplikten — den følger deg ut perioden. Bytter du regnskapssystem, må du sikre at historikken fortsatt er tilgjengelig, enten i det gamle systemet eller via en fullstendig eksport, for eksempel SAF-T.