Hva er EHF-faktura?

EHF (Elektronisk handelsformat) er den norske standarden for strukturert elektronisk faktura, bygget på det europeiske Peppol-rammeverket. Forskjellen fra en PDF er ikke kosmetisk: en EHF-faktura er maskinlesbare data der hvert felt har en definert betydning, slik at mottakerens system kan lese beløp, MVA, kontostreng og forfallsdato uten at et menneske taster dem inn. En PDF er et bilde av en faktura; en EHF-faktura er fakturaen.

Hvordan den kommer frem

EHF sendes gjennom Peppol-nettverket, som fungerer omtrent som e-post mellom sertifiserte aktører. Du leverer fakturaen til ditt aksesspunkt, som finner mottakerens aksesspunkt og leverer den der. Oppslaget skjer i ELMA, det norske adresseregisteret for EHF-mottakere, på mottakerens organisasjonsnummer. Du trenger altså ikke vite noe teknisk om mottakeren — bare organisasjonsnummeret, som du uansett skal ha på fakturaen.

Fordi begge parter forholder seg til en felles standard, slipper man punkt-til-punkt-integrasjoner. Det er dette som skiller Peppol fra eldre EDI-løsninger, der hver handelspartner krevde sitt eget oppsett, sitt eget filformat og sin egen testrunde før første faktura kunne sendes. I Peppol er en ny kunde bare et nytt organisasjonsnummer.

Når EHF er påkrevd

Statlige og kommunale virksomheter er pålagt å motta faktura elektronisk, og krever EHF fra leverandørene sine. Fakturerer du det offentlige, må du kunne sende EHF — en PDF på e-post kan bli avvist uten at fakturaen anses mottatt, med den forsinkelsen i betaling det innebærer. Mellom private bedrifter er EHF frivillig, men stadig flere større selskaper krever det, fordi fakturaen da lander rett i attestasjonsflyten uten manuell registrering.

Hva du trenger for å sende

Du trenger et fakturasystem som er tilknyttet et aksesspunkt. De fleste moderne regnskapsprogrammer har dette innebygd, slik at valget mellom EHF og PDF er en avkrysning per kunde. Selve fakturaen skal oppfylle de samme innholdskravene som en papirfaktura — bokføringsforskriften gjelder uavhengig av format — men i tillegg må feltene være utfylt i tråd med standardens valideringsregler.

Hva du trenger for å motta

Skal du motta EHF, må du være registrert i ELMA med et aksesspunkt. Registreringen skjer normalt gjennom regnskapssystemet eller aksesspunktleverandøren, og den er verdt å gjøre selv om du ikke krever EHF av leverandørene dine: er du oppført, vil leverandører som allerede sender EHF gjøre det automatisk, og du slipper å punche fakturaene deres. Mange oppdager at halvparten av leverandørgjelden bokfører seg selv fra dagen registreringen er på plass.

Vanlige grunner til at en EHF avvises

Valideringen er strengere enn for et dokument et menneske skal lese. De vanligste feilene er manglende eller ugyldig organisasjonsnummer på mottaker, MVA-beløp som ikke summerer seg til totalen på grunn av avrunding per linje, manglende referanse der mottakeren krever bestillingsnummer eller ressursnummer, og valutakoder som ikke stemmer med beløpsfeltene. Offentlige mottakere krever ofte en bestemt referanse, og fakturaen avvises uten den.

Avvisningen kommer som en teknisk melding tilbake gjennom nettverket, ofte innen minutter. Det er en fordel sammenlignet med papir og PDF, der en faktura kan bli liggende i en innboks i tre uker før noen sier fra — men det forutsetter at noen faktisk følger med på avvisningene i systemet.

EHF, Peppol BIS og versjoner

EHF-formatet er en norsk tilpasning av Peppol BIS, og begge versjoneres. Overganger mellom versjoner håndteres normalt av aksesspunktleverandøren, slik at du som avsender ikke merker noe. Driver du derimot egen integrasjon mot et aksesspunkt, er versjonshåndtering noe du må følge med på — Digdir og Peppol-samarbeidet publiserer overgangsfrister i god tid.

Innholdskravene gjelder fortsatt

At fakturaen er strukturerte data, fritar ikke fra bokføringsforskriftens krav til hva et salgsdokument skal inneholde. Fakturanummer, dato, partenes navn og organisasjonsnummer, beskrivelse av ytelsen, leveringstidspunkt og merverdiavgift per sats skal være der — de ligger bare i definerte felter i stedet for på linjer i et dokument. Fordelen er at valideringen fanger opp mangler før fakturaen sendes, i stedet for at kunden oppdager dem to uker senere.

Ikke det samme som eFaktura til privatpersoner

EHF og eFaktura forveksles ofte fordi begge er «elektronisk faktura». EHF går mellom virksomheter gjennom Peppol og er et regnskapsformat. eFaktura er tjenesten som leverer regningen inn i privatpersoners nettbank, med helt andre avtaler og et helt annet nettverk. Selger du til forbrukere, er det eFaktura eller Vipps-regning du skal se på; selger du til bedrifter og det offentlige, er det EHF. Et system kan støtte begge, men de løser ulike problemer.

Kreditnota går samme vei

En kreditnota sendes som EHF på samme måte som fakturaen, med referanse til det opprinnelige fakturanummeret — referansen er et eget felt i formatet, ikke en merknad i fritekst. Det er verdt å bruke funksjonen framfor å avtale en korreksjon på e-post: mottakerens system finner den opprinnelige fakturaen og motposterer automatisk, mens en uformell avtale etterlater en åpen post hos begge parter. Purringer og inkassovarsler går derimot utenfor EHF-flyten og sendes på vanlig måte.

Hva det er verdt

Gevinsten ligger ikke i selve sendingen, men i det som forsvinner: ingen skanning, ingen tolkning av beløp, ingen tastefeil, ingen fakturaer som blir liggende i en e-postinnboks. For utgående faktura betyr det raskere betaling, fordi fakturaen kommer inn i mottakerens system med en gang og ikke etter en runde i en postkasse. For inngående betyr det at bilaget allerede er strukturert når det skal konteres.